企業変革 連続小説 「Break your shell」 41

■ついに勃発

街の寒さは徐々に緩んで、先月までの寒さをもう忘れたかのようだった。
今年は暖春だと天気予報でよく耳にする。それは街の至る所に見える桜の木の枝を見ればわかった。今週末にも開花するだろう大きなつぼみがいくつも見えた。
「やあ、丸山君。今日からですね。よろしくお願いします」
コートを脱ぎながらロビーに入ってきた丸山を水戸が迎えた。丸山の他に若い男性もいる。彼のほうはコートは着ておらず、さわやかな色合いのネクタイを見る限り既に春モードのようだ。
「初めまして。高橋と申します。丸山のサポート役として参りました」
「よろしくお願いします。高橋さん。それではこちらへ」
「水戸さん、桜そろそろ咲きそうですね。4月は新人と一緒に花見ですか?」
丸山が「花見」と言いながら、おちょこをぐいっとする仕草をしてみせた。
「ははは、丸山君。さっそくお酒の話? 昨年はやったんだけどね、ちょっと今年はどうかな? プロジェクトがトップギアに入りそうで・・・」
「そうでしたね。さっそく確認させてください。僕らもその流れに乗らないとですね」

 これから、フューチャーコンサルティングの支援を受けながら、「⑤データ項目の統一」と「⑥業務フロー整理」のタスクに本格的に取り掛かることになる。
タスク「⑤データ項目の統一」については、WBSに従ってまずは現状分析を行うことになっており、既に酒井が全店舗にデータ項目の一覧表を配布している。部材などそれぞれの項目について店舗がどんな名前を用いているかを整理するためだ。太陽リフォームの店舗人員は中途入社が多く、そのほとんどは他社からの転職組である。皆それぞれ昔から使っている用語を今でも使っていることがあり、それが本社の管理部門を悩ませていた。もちろん用語の統一を図るため、それを整理して周知したことが過去に何度もあったが、新製品の取り扱いや、人の入れ替わりの度にそれらが崩れていった。
例えば太陽リフォームは「関東ペイント」という塗料メーカーの製品を取り扱うが、「関ペ」と言う営業もいれば、「関東」と表現する工事担当者もいる。これらの用語を、営業報告書や見積書、工事管理票などの資料に各自バラバラに記載するため、本部の管理部門は混乱することがある。メーカー別の発注状況や取引情報を検索する際、「関東ペイント」でデータを検索しても、登録の際に「関ペ」「関東」と入力していれば、それらが抽出されることはない。それらが、発注ミスや請求ミス、時には業者手配の間違いも引き起こすことになるのは、太陽リフォームの人間であれば容易に想像できる。
問題に気づいていながら事態を変えられない、わかりやすい事象と言えた。
これらを再整理することで、新製品が入ってきても、店舗人員の出入りがあっても、迅速に共通用語を設定してその運用を定着させることがこのタスクのゴールである。データ項目の統一が将来的な情報システム刷新には欠かせない。
「⑥業務フロー整理」は風土改革プロジェクトのメンバーたちが、これまでの経験を踏まえ、外部の情報を参考にしつつ議論を尽くして、あるべき業務フローを作りあげた。これらの業務フローを基準にして、新しく統合的な工事管理システムを導入するために必要な要件定義及び基本設計を行う、これが丸山たちのミッションである。




 現在の工事管理システムは、情報システム部が平野を中心に4年前に独自開発したものだ。
 山本が本部長に就任した1年後に大幅な業務フローの見直しが行われた。そしてその内容を基に工事管理システムを刷新したのだが、それ以降、各部署が独自で細部の業務改善を行う度に、工事管理システムには追加や変更が加えられ、徐々に整合性が取れないものとなっていった。現場の従業員が自発的に改善を行っていくことは、当時の山本の目標とした所でもあり、それはシステムの整合性よりも優先された。
山本には「全体最適は重要だが、それにこだわり過ぎるといつまでたっても結果を出せない。今そこにある問題を解決するためには個別最適を優先させることもある」という考えがある。事実、その考えに従って業務効率化を図り、そして結果がついてきた。7、8年前までは売上拡大に伴って管理部門の人数も比例増加していたが、山本が本部長に就任して個別最適で改善を進めると、管理部門人数の増加に歯止めがかかった。余剰となった人員で広報課やお客様センターを立ち上げ、業務の幅を増やすことができた。それは売上拡大だけでなく、知名度や安心感といった無形資産の獲得にもつながっている。
 とは言え、前回の情報システム刷新から相当の年月が経っており、それを見直して再び全体最適を図るには良いタイミングが来たと言える。これまでプロジェクトがうまく進んでいるのは、仕組みや風土を作り上げた当の本人が、それを壊そうとする側にいるということである。山本自身がそれを推進するプロジェクトの責任者なのだ。
 その責任者の下で、再び新しく定義した業務プロセス上、必要となるデータ、画面、帳票からデータ項目を抽出し、それを正規化したうえでER図を作成し、新情報システムで扱うエンティティやデータ項目を付け加えていく、このタスクではそこまでを行う予定である。

 水戸と酒井それに丸山と高橋の4人が、今後の予定や現在のとりまとめ状況を確認していた。そこには情報システム課からアサインされたシステム課のサブメンバーも揃っている。このタスクは他に比べて一番専門的であり細かい確認作業が必要と思われた。皆が一つひとつ整合性を確認しながら集中して議論していると、ふと酒井が壁の方に顔を向けた。
「なんだか、隣の部屋が騒がしいですね。正木さんの声みたいだ?」

 隣の部屋では加瀬と黒谷がサブメンバーたちと会議を行っていた。そこに突然、鬼の形相で正木が部屋に飛び込んできた。
「どうしましたか、正木さん?」
「正木『さん』だぁ? 加瀬係長、いったいどうなってるんだ!」
「え、何のことでしょうか?」
「何のことじゃないよ。お前たちのプロジェクトに決まってるじゃないか! あれやこれやと勝手に決めたと思ったら、今度は会議のやり方、帳票の保存の仕方までいちいち注文つけてくるなんて、何様のつもりなんだね? 工事部はいい迷惑をしてるんだぞ!」
 工事部からもプロジェクトのサブメンバーが二人アサインされている。一人は「②ペーパレス化」のタスクで、もう一人が「⑤全店舗でのデータ項目の統一」だった。どちらのタスクも、これまでの検討によって決定された内容に従って、今までの仕事のやり方やルールに変更を加える必要があり、それをサブメンバーが各部署に浸透させることになっている。特に工事部のサブメンバーたちは、日々次々と決定事項を部に持ち帰り、新しい業務の手順やリフォームに関するデータ項目の資料を上司に報告していた。
 この1週間、正木はサブメンバーたちからその報告内容を都度受けていたが、ただ一言「ああ、そうか」と返すだけだった。その後サブメンバーたちが部内でその内容を周知しようとすると、これまで以上に確認やレクチャーといった部員間のコミュニケーションの時間が増え、通常の業務以外の負荷がかかって残業が増え出したのだ。
「急ぎの仕事が無いなら早く帰れ」と、いつも通り正木は定時で帰って行ったが、部員たちは夜遅くまで残って新業務に慣れようとしていた。ところが、ちょっとした所で通常業務に影響が出だすと、正木が動き出した。
「今まで通りでやれ。慣れないことをするんじゃない!」
風土改革プロジェクトに飛び込んできたのは、その翌日のことである。
「はあ、何様のつもりでもないんですが・・・。プロジェクトで決めたこと、会社に承認を頂いた内容を実行に移そうとしているだけなんですけど・・・」
「そんなこと、誰が承認したんだ? 俺は聞いていないぞ!」
「正木部長の上司ですから、赤沼部長若しくは野畑本部長からこの件で連絡がなかったですか? ポータルサイトで日々情報発信していますし、確認されてませんか? 僕たちはスローガンの『3S for our Customer』に従って行動しているだけです」
「赤沼部長は今週ずっと休みだ。野畑本部長も店舗を日々回っていて本社にはほとんどいないんだ。スローガン? そんなの知らん!」
「というか、正木部長もキックオフ出られていましたよね。手順はプロジェクトが部署の代表であるサブメンバーたちと検討して決めていく、という内容になっていましたが・・・」
「こんな細かい手順までキックオフで説明なんてしていないだろう! 何の権限があって、お前らだけで勝手に決めてるんだ。俺は認めんぞ!」
 正木が怒っているときは甲高い尖った声になる。隣の部屋の水戸たちにもそれがはっきりと聞こえてきた。
「んー。今この場で私に言われても・・・」
突然の状況になんとか対応していた加瀬だったが、あまりにも一方的な否定と反対に困惑した。初めは冷静に対応していた加瀬も、頭に深く突き刺さる金切り声の叱責の中に「お前ごときに何がわかるんだ」と言われたところで、堪忍袋の緒が切れた。
「正木部長! さっきから好き勝手なことばかり言ってますけど・・・」
 そこに水戸が部屋に入ってきた
<あー、ナイスタイミング、水戸さん!>
「どうしました? 正木さん」
「水戸君。あんたのプロジェクトが人の部の仕事を掻き回してくれているんだよ。どうなっているのか聞かせてくれないか。残業が増えて困ってるんだよ」
「正木さん、それは申し訳ありません。そこまで気が回っていませんでした。どれぐらい残業が増えているんですか?」
「知らんよ。皆遅くまで残っている。経費削減、経費削減っていつもうるさいだろ。残業代だって例外ではない」
「そうですね。何か手を打たないといけませんね。他には何かありますか?」
「あるよ。ホームライフ21があれだけ大々的に新商品を・・・」
 いつもの持論が10分ほど続いた。その間、水戸いくつかの簡単な質問をしたが、しばらく黙って相槌を打ちながら正木の話を聞いていた。
「そうですよね。会社としてはそういったこともしっかり考えていく必要がありますよね。風土改革プロジェクトのスコープでどこまでそれを支援できるかわかりませんが、正木さんのお知恵を拝借しながら、少しでも実現していきたいと思ってますよ」




 椅子に縛り付けられたように黙って座っていた加瀬が、水戸の意外な回答に口を挟もうとした。
「水戸さん、そんな・・・」
立ち上がろうと腰を浮かした加瀬の肩に水戸が手を当てた。
「正木さん、他にはありますか? 是非いろいろなアドバイスを頂きたいですね。ベテランの方ならではの意見は、まだ若い加瀬さんや他のプロジェクトメンバーにも参考にしてもらいたいと思います」
「まあ、そうだな。役員たちは少し頭が固いかな。俺がメーカーに勤めていた頃はもっと現場主導で積極的な製品開発を行ったもんだ。床井社長や他の役員もなかなかそれを理解しようとしない」
「なるほど、正木さんの言いたいことはわかりました。今の内容は心に留め置きます。私の今の立場では何ともならないこともありますが、他にはどうですか? 身近でかつ具体的な内容で。そうですね、今サブメンバーたちが頑張ってくれているような、データ項目を統一すればミスがなくなって業務の精度や正確性が向上するといった、具体的な内容です」
 何度かの質問の後、だんだんと正木の口数が少なくなった。
「言いたいことはそれくらいだ。プロジェクトがどこまでやるのかわからんが、俺の言いたいことはわかってくれたな」
「ええ、わかりました。ありがとうございます。今後も未熟な我々にアドバイスをお願いします、正木さん。工事部として具体的な対応をプランして頂けたら、是非ともご教授願います」
「ああ、今日のところはそんなところだ。とにかく残業が多くなるのは困るんだ。頼むよ」
正木の金切り声が消え、顔から赤みが取れたところで会議室を出て行った。
「水戸さん、あんなこと言っちゃっていいんですか? あの人は新商品導入のことしか頭にないんですよ。そんなのプロジェクトでやれませんよ!」
 いきなり飛び込んできた正木に文句だけ言われた加瀬の怒りは消えていなかったようだ。正木に好き勝手に言わせて、何も反論せずただ黙って聞いていた水戸を見て、若干だがその怒りは増していた。
「これでいいんですよ、加瀬さん。プロジェクトがやることは変わりませんから安心してください。それからサブメンバーの皆さんも、ごめんなさいね。余計な時間につきあわせちゃいましたね」
 それだけ言って、部屋を出て行った。
「なんだよ水戸さん。正木さんなんかに言われっぱなしで。それに最近いろいろ僕たちに任せっきりなんだよな。最近本社にいないことも多いし、何やってるんだろ・・・」
「加瀬さん、次やりましょう。とりあえず水戸さんのおかげで難は逃れましたから」
 ずっと黙っていた黒谷が腕時計を見ながら先を促した。
 加瀬のスケジュールは今や5分刻みだ。次は小泉のプロジェクトとの打ち合わせを予定しており、その準備にとりかかろうと自分の席に戻ろうとした。忙しく動き回る後ろ姿を傍で見て、加瀬のイライラが消えていないのが黒谷にはわかった。
「加瀬さん、お忙しいところすいませんが、ちょっとよろしいですか?」
「何でしょう?」
「先程の水戸さんですが、私はあの対応が一番正解だと思います。さすがだと思いました」
「え、ただ黙って聞いていただけじゃないですか? 正木さんの言いたい放題だ」
「ええ、それが最善なんですよ。怒っている人の対応は、言いたいことを最後まで言わせて、最後は助けを求めるのが、その人を冷静にさせる最善の策です」
「なんでですか?」
「私の経験上です。いくつものプロジェクトを経験させてもらっていますが、怒っている人を権限や上下関係で無理に説得させようとすると、その場は収まってもその不満を別の場でまき散らすことになるんです。風土改革プロジェクトでは、従業員の希望を全部取り込むなんで絶対にできません。そこに愚痴や文句も言いたくなる人も出てくるでしょう」
「まあ、それはそうですよね」
「その愚痴や文句をどう処理すればいいでしょうね? 加瀬さんがプロジェクトマネージャーならどう対応されますか?」
「山本さんや床井さんに相談・・・かな。彼がこんなことを言っていますがどうしましょうって?」
「今度は、加瀬さんがご自分でいくつもの大変なプロジェクトを経験して、社長や取締役になったとします。『従業員が愚痴を言うんですよ』なんて報告してくる人にプロジェクトマネージャーを任せたいと思いますか?」
「うん、まあ・・・。自分が昔に同じ苦労を経験したなら『お前が何とかしろ』って言いますね」
「ですよね、だから水戸さんが食い止めてるんじゃないでしょうか?」
「そう言われればそうですね・・・。では『助けを求める』というのは?」
加瀬の真面目な顔を一度見て、黒谷はホワイトボードに「会社のベクトル」、「M氏のベクトル」と、方向が揃っていない二本の矢印を描いた。コミュニティスペースで見せるかわいい笑顔はここには無い。
「誰でも頼りにされればそれに応えたくなるものです。正木部長代理はご自身で会社をどうしたいという思いを持っていますよね。それが現在の経営戦略や方針に沿っているかどうか、つまりベクトルの方向が揃っているかは別として、少なくとも後ろ向きではありません。こういう方は他の人から見れば、多少ずれてはいますがやる気を持ってます。これは私の経験上ですが、そう言う人に『助けてください』とお願いすれば、どうすればそれに応えられるかを考えてくれます。そうすると途端に冷静になっていくんです」
「へえ、そんなもんですか。黒谷さん、なんだか心理学者みたいですね」
「風土改革に心理学の考え方は結構役立ちますよ。いろいろとね」
 ようやく黒谷から笑みがこぼれた。
「あっ、加瀬さん。そういえば水戸さんから『ステークホルダーコミュニケーション管理表』なるものを貰っています」
パソコンの画面には文字ばかりの表が映された。
「ほうほう、誰がどんなことを言っているのかが書かれているのか。原沢さん、大海さん、正木さん・・・、それに平社員も、店舗の人も何人かリストアップされてますね。決めつける気はありませんが、プロジェクトに非協力的な人が多い気がします。営業の渡辺さんも入ってるな。これはどういうことなんだろう・・・」
「ここに記載のある皆さんが、ある意味プロジェクトのキーマンです。コミュニティスペースで皆さんに話して頂いた情報を基にこのリストを作っています。今、水戸さんがこの方々を中心に何度もコミュニケーションを取っています」
「水戸さん、最近何度も店舗にも行ってるけど、その為だったのか。なるほどね・・・」
 語尾が消えかかるその間に何かに気づいたのだろうか、加瀬はリストに書かれた名前をじっと見つめた。
「最近、加瀬さん、それに他の皆さんも大忙しですから、コミュニティスペースになかなか顔を出せてませんよね。ポータルサイトで情報発信をしていますが、必ずしも従業員全員にそれが届いているかどうかはわかりません。プロジェクトをスケジュール通りに進ませるためには、プロジェクト期間中途切れることなく、現場とのコミュニケーションを取り続ける必要があります。問題が生じると遅延が生じますからね。そうやって、水戸さんが現場のいろいろな所で、問題発生の芽を摘んでいるのが私にはわかります」

 コミュニティスペースはすっかり従業員の休憩の場所として定着していた。嬉しいのは、会社内に真面目な話を気軽にできる場所が存在していることが、プロジェクトの狙い通りになったことだ。この場を活用してプロジェクトと現場の温度差をなくし、変革の意識を常に熱いまま維持しつづけることの重要性を水戸も黒谷も十分に理解していた。
「水戸さん、今でも一日に何度もあそこに行ってるんですよね。実務は僕たちにまかせっきりで、正直もっと手伝ってくれよって思ってました」
「多分、他の会社で他のプロジェクトマネージャーがこのプロジェクトを仕切っていたら、もっと問題が勃発していると思いますよ。プロジェクトマネージャー自ら率先して動いて現場を巻き込むって、やりたくてもなかなかできないですから」
「それはなぜです?」
「プロジェクトのメンバーが全員優秀とは限らないからですよ。けれども、このチームはそうじゃない。皆さん本当にとても優秀です。だから、加瀬さんを初め皆さんに安心して任せているのだと思います」
黒谷はすべての言葉を淀みなく口にした。加瀬には返す言葉が見つからなかった。「いい話をありがとう」とだけ言って次の分科会に行った。移動の途中で、加瀬の顔は赤くなっていたかもしれない。忙しさのあまり、不満のはけ口を水戸にぶつけようとしていた。自分の未熟さを恥じた。
<後で水戸さんに謝ろう>
 心の中に沸いてきた自分勝手な不満なのか、自分の未熟さなのか、何を謝るのかそれは明確ではなかったが加瀬はまたひとつ学んだ。

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